A digitalizálás előnyei

Aki már használt elektronikus dokumentumkezelő megoldást, ismeri a rendszer által biztosított előnyöket. Aki még ma is papír alapon kezeli a dokumentumait, tisztában van vele, hogy miért kell áttérnie elektronikus megoldásra.

Hatékony munkafolyamat és tevékenység szervezés:

A napi gyakorlatban a papír alapú iratok megfelelő kezelése csak számos művelet és feladat végrehajtásával teljesíthető. Ezen munka jelentős része, a dokumentum, folyamat elején történő digitalizálásával kiváltható. Az elektronikus dokumentumkezeléssel elérhető lényeges előnyök a munkafolyamat és tevékenység szervezés területén a következők:

  • Papír alapú munkafolyamatok csökkentése / teljes kiváltása
  • Nagy méretű dokumentumok, tervrajzok elektronikus feldolgozása
  • Szkennelt dokumentumok, számlák automatikus és manuális adatlegyűjtése
  • Elektronikusan érkező dokumentumok automatikus integrálása a folyamatba
  • e-számlák integrált kezelése, folyamatba illesztése
  • A dokumentum feldolgozásával és kezelésével kapcsolatos folyamatok és tevékenységek könnyebb áttekintése/ellenőrzése
  • Adatminőség ellenőrzés/javítás

  • Dokumentumvagyon védelme:

    Az elektronikus feldolgozást követően már nem kell az iratot fizikai formájában használni, mozgatni, így annak minősége jobban megőrizhető. A dokumentum fizikai használata magában hordozza annak a kockázatát is, hogy a dokumentum, vagy egyes részei esetleg elkeverednek, sérülnek, elvesznek, vagy más dokumentumok közé kerülnek. Az iratok feldolgozását követő elektronikus nyilvántartés biztosításával ezek a problémák megszűnnek.

    Iratok könnyű elérhetősége, kereshetősége:

    A digitalizálásra került dokumentumok egy hatékony informatikai rendszer használatával könnyen és gyorsan elérhetők, szemben a hagyományos papír alapú dokumentumok tárolási helyeken, vagy irattárban történő manuális kezelésével.

    A digitális feldolgozást követően a dokumentum képek és adatok elektronikus rendszerbe kerülnek betöltésre. A Rendszerből a keresési szempontoknak megfelelő dokumentum lista, illetve egy konkrét dokumentum keresése/kiválasztása esetén az irat képe és/vagy a dokumentumról legyűjtött adattartalom is megjeleníthető a felhasználó számára. A keresési feltételek széles skálája áll a felhasználó rendelkezésére a szabad-szöveges kereséstől kezdve a kategóriára, dátumra vagy bármilyen intervallumra történő szűkítésig.

    Dokumentum képminőség javítás:

    A feldolgozás során lehetőség van képminőség javítási eljárások alkalmazására. Amennyiben a dokumentum nem megfelelő minőségű (pl.:nehezen olvasható), a szükséges képjavító eljárások alkalmazásával a képminőség - bizonyos határok között - korrigálható.

    Dokumentumállomány minőségjavítás:

    Az elektronikus feldolgozást megelőzően, az iratok előzetes vizsgálatát és rendezését elvégezve, a papír alapú dokumentumállomány minőségjavítása (kategorizálás, sorrendiség) is megvalósul.

    Dokumentumállomány karbantartás:

    Hosszabb távon az állomány archiválása hatással lehet a selejtezéssel, őrzési idő meghatározásával kapcsolatos szabályozásra. Az elektronikus feldolgozás következtében (kiegészítve akár az elektronikus hitelesítéssel is) a megőrzendő papír alapú állomány mennyisége, ebből következően tárolási hely igénye és az ehhez kapcsolódó ráfordítások is csökkenthetők.