Digitális archiválás

Nagymennyiségű iratállomány elektronikus feldolgozása (akár több millió oldal, több kilométernyi dokumentum) az ehhez szükséges kapacitás felhasználásával, olyan módon, hogy a szkennelt dokumentumokból és a hozzájuk tartozó adatokból a megrendelő igényeit kiszolgáló adatbázist hozunk létre az alábbi tevékenységek végrehajtásával:

Folyamatszervezés

A feldolgozási folyamatokat az egyes irattípusok követelményei szerint alakítjuk ki és végezzük el. Normál méretű, A4/A3 irodai dokumentumok (pl. szerződések, HR iratok) feldolgozásától, a speciális méretű A0, vagy azt meghaladó terjedelmű műszaki tervek, illetve a speciális hatósági iratok szkenneléséig rendelkezünk digitalizáló eszközökkel és eljárásokkal.

Adatlegyűjtés

A dokumentumokról elvégezzük a típusának megfelelő adatok legyűjtését (pl. azonosító adatok, megnevezés, tervajzszám stb.), a következő módszerek alkalmazásával:

  • Amennyiben az adatok, vagy egy részük előzetesen már legyűjtésre kerültek, akkor ezek a feldolgozó rendszer validációs adatbázisába betöltésre kerülnek. Ez jelentősen gyorsíthatja a folyamatot, hiszen így a dokumentumhoz a szükséges adatok automatikusan hozzárendelésre kerülhetnek.
  • Optikai/Intelligens karakterfelismerés (OCR/ICR) alkalmazásával a rendszer automatikusan felismeri és hozzárendeli az iraton/nyomtatványon talált adatot a dokumentumhoz.
  • Amennyiben automatikus legyűjtést támogató eljárás nem alkalmazható, kézi adatrögzítést végzünk.
  • Dokumentumkezelő rendszeri illesztés:

    A digitalizált dokumentum képek és adatok az ellenőrzést és jóváhagyást követően kerülhetnek betöltésre Megrendelő elektronikus dokumentumkezelő rendszerébe, illetve - igény esetén - a Cégünk által forgalmazott, a Megrendelő elvárásai szerint testreszabható DMW-be.

    Folyamatos feldolgozás work-flow támogatása:

    Az iratok visszamenőleges archiválása mellett, a jövőbeni folyamatos feldolgozást biztosító workflow rendszer kialakítását is kínáljuk. A Cégünk által forgalmazott DMW rendszer használatával, a beérkezéstől kezdve, a szkennelésen, adatrögzítésen, ellenőrzésen-jóváhagyáson keresztül a dokumentumkezelő rendszerbe töltésig, minden lépés egy informatikailag szabályozott és támogatott folyamatban végzendő el. Így egy gyors, hatékony és a hibák lehetséges kizárását biztosító keretrendszerben történhet a dokumentumok napi szintű feldolgozása.

    Elektronikus hitelesítés:

    A dokumentumfeldolgozást, mind a digitális archiválás, mind a workflow alapú jövőbeli feldolgozási folyamat kialakítása során - igény esetén - elektronikus hitelesítéssel (digitális aláírás, időbélyeg) kiegészítve biztosítjuk.

    Know-how:

    A piacvezető digitális képfeldolgozási (KOFAX) és adatbáziskezelő (ORACLE) technológiák alkalmazását integráljuk szakértőink sok éves szakmai tapasztalatával. Ezáltal a feldolgozó rendszer kialakítását és működtetését az ügyfél igényeinek teljes mértékben megfelelve, egyedülálló rugalmassággal tudjuk biztosítani.

    Adatbiztonság, adatkezelés:

    Adatbiztonság tekintetében feldolgozási és adatkezelési eljárásaink még a kiemelt biztonsági kategóriába tartozó Megrendelőink követelményeit is maximálisan teljesítik. Tudjuk, hogy rendkívül fontos az adatbiztonság, ezért folyamatainkat és tevékenységeinket ennek biztosításával és garantálásával alakítjuk ki és hajtjuk végre.